Gestern wurde ich im SteU von einem aufgebrachten Bürger gefragt, wie ich dazu käme zu behaupten, er hätte ein ungenehmigtes Bauvorhaben im Appelwarder errichtet. Dabei bezog er sich auf das Protokoll der Sitzung vom 7. Mai 2014. Ich habe gerade noch einmal nachgeschlagen, dort steht als Überschrift zu TOP 3 (Berichte) Unterpunkt g „Ungenehmigtes Bauvorhaben im Appelwarder“. In der Sitzung hatte ich das Protokoll aber nicht zur Hand, so daß eine Diskussion an Hand des Textes nicht möglich war. Da hilft dann auch kein Verweis auf Aktenzeichen.
Natürlich habe ich noch einmal in meinem Bericht nachgesehen. Dort gebrauche ich an keiner Stelle das die Formulierung „Ungenehmigtes Bauvorhaben“. Ich habe auch nicht, wie im Protokoll zu lesen ist, behauptet, daß das Gebäude „mittlerweile auch schon für Wohnzwecke genutzt wird“.
Im nachhinein bedaure ich, daß ich meinen Bericht nicht im Original als Anhang zum Protokoll gegeben habe. Leider habe ich bei der letzten Sitzung auch angemerkt, daß ich zum Protokoll einiges anzumerken hätte, aber darauf verzichten würde. Herr Zender hat im selben Zusammenhang geäußert, daß seine Kritik an meinem Bericht nicht im Protokoll erfaßt wurde, hat aber ebenfalls auf eine Nachbesserung verzichtet.
In Anbetracht der Formulierungen im Protokoll verstehe ich das Anliegen des Einwohners, ohne daß ich damit einen Vorwurf in Richtung Protokoll mache. Schließlich wäre es an mir gewesen, auf eine Präzisierung zu bestehen.
Die Protokollführung ist nicht einfach und eine undankbare Aufgabe. Ich halte es für wichtig, daß im Protokoll nicht nur Ergebnisse erfaßt werden. Um Verwaltungshandeln und Entscheidungen auch später nachvollziehbar zu machen, halte ich es für wichtig, daß zumindest die Kernpunkte einer Diskussion im Protokoll festgehalten werden. Das wird getan, und das ist gut so. Natürlich kann nicht jeder Wortbeitrag in vollem Wortlaut mitgeschrieben werden. Bei der Erstellung des Protokolls kommt es darauf an, aus den Notizen Protokollbeiträge zu erstellen. Dabei kann es, wie in diesem Fall, zu Formulierungen kommen, die vom gesprochenen Wort abweichen.
Der Einwohner forderte mich auf, die Baugenehmigung einzusehen um festzustellen, daß sein Bau genehmigt ist.
Da ich mich persönlich angegriffen fühlte habe ich die Verwaltung im Gegenzug gebeten zu prüfen, ob der Bau zwischenzeitlich stillgelegt und das Gebäude zurückgebaut wurde.
Wenn sich nachweislich herausstellt, daß das der Fall ist, wäre die Überschrift im Protokoll nach meiner Einschätzung möglicherweise – zumindest für die Zeit bis zum Rückbau – zutreffend.
Wenn nicht, bedaure ich schon jetzt, daß durch meinen Bericht und das Versäumnis, das Protokoll präzisieren zu lassen, diese Situation entstanden ist.